Menu

Loonbedrijf Poland: ‘Minder papier met WerkOrder.’

Loonbedrijf Poland in het Noord-Hollandse Waarland startte op in maart 2018 met de WerkOrder-app. ‘Mede vanwege de ervaring van mijn zoons en achterneven, die tijdens stages al hun uren via een app konden registreren, besloten we over te gaan naar digitale werkbonnen’, vertelt mede-eigenaar Alex Poland. Samen met zijn neef Ard zette hij het inmiddels zeventig jaar oude familiebedrijf voort. ‘De nieuwe generatie vond de papieren werkbonnen maar ouderwets’, zegt hij lachend.

Thuis meekijken

Maar Alex Poland gaat niet over één nacht ijs. Drie van de in totaal twintig medewerkers van het bedrijf zijn de gebruikers van het eerste uur. ‘Een oudere medewerker die vooral kraanwerkzaamheden uitvoert, een jongere collega die vooral met de sleepslangbemester werkt en mijn zoon, zodat ik thuis ook mee kan kijken hoe dat invullen van de uren nu eigenlijk werkt’, legt Alex uit.

 

Leren en wennen

Ervaring opdoen met de app is de belangrijkste reden om met een kleine groep te beginnen. Daarbij merkt Poland vooral dat hij zelf ook heel erg moet wennen aan het werken met de app. Het papier is simpelweg nog meer vertrouwd dan de digitale informatie in de app. ‘En bij het registreren is het belangrijk dat de uren goed aan de klant worden gekoppeld. Dat gaat nog wel eens fout, maar dat is een kwestie van leren en wennen.’

Doelstelling

In maart dacht Poland nog dat in de loop van het jaar al meer medewerkers gebruik zouden gaan maken van de app, maar daar ziet hij nu toch van af. ‘In een drukke tijd de werkwijze veranderen, is niet handig. Waarschijnlijk gaan er in november meer medewerkers over’, zegt hij. ‘De doelstelling is dat volgend jaar al ons personeel de uren in de WerkOrder-app registreert.’

 

Eén geïntegreerd systeem

Het voordeel voor Alex Poland is dat zowel planning, urenregistratie als facturatie zijn geïntegreerd in WerkExpert en WerkOrder. ‘Sommige collega’s gebruiken voor die drie stappen in het proces een andere aanbieder. Misschien is dat goedkoop in aanschaf, maar ik denk dat het duur werken is’, geeft Alex aan. ‘In een geïntegreerd systeem kan elk onderdeel met elkaar praten. Zo kan het systeem soepel draaien.’

 

Vertrouwen

Poland ziet daarom de overgang naar een digitale werkbon nog steeds met vertrouwen tegemoet. ‘De belangrijkste motivatie om over te stappen op een digitale werkbon is dat de hoeveelheid papier afneemt. Maar aan de nieuwe werkwijze moeten we allemaal wennen: ikzelf op kantoor en de medewerkers in het veld.’